Система хранения документов дома: 11 дельных идей для хранения документов

Содержание

11 дельных идей для хранения документов

1 Папки-органайзеры

Если у вас не так много различных бумаг и документов, собрать их воедино помогут специальные папки-органайзеры. Можно приобрести готовые или заказать у рукодельниц нужный вариант. А можно смастерить и самостоятельно, «собрав» в отделе канцтоваров подходящую папку из основы и нужных файлов-вкладышей.

2 Газетницы

Если количество ваших важных бумаг, счетов и квитанций постоянно пополняется, и актуальные нужно держать на виду, подойдут газетницы (бывают напольные, настенные, настольные). Для большего удобства можно снабдить их отделения стикерами-метками.

3 Органайзеры для журналов

Подставки-органайзеры для журналов — пожалуй, один из самых простых, незатратных и эстетичных способов организовать дома хранение важных бумаг и документов. Кстати, ими можно дополнить и закрытые шкафы, и открытые полки. Бонус: широкий выбор цветов и размеров и возможность аккуратно прикрепить метки-ярлычки.

4 Коробки + закладки-ярлычки

Коробка с папками и файлами, дополненная для удобства закладками, разделителями и ярлычками, — еще один практически универсальный способ хранить нужные документы. Такая коробочка может занять место в шкафу или послужить вставкой в открытый стеллаж. Увы, если бумаг у вас действительно много, такой способ вряд ли подойдет.

5 Папки для бумаг + стикеры

Обычные папки для бумаг тоже справятся с задачей организовать удобное хранение документов, если их относительно немного. Особенно если выбрать полупрозрачные варианты или снабдить их стикерами для удобства.

6 Винтажные бюро

Количество документов у вас — внушительное? Присмотритесь к ретро-бюро для бумаг. Они замечательно справляются со своей функцией и в рамках современного интерьера. Бонус: винтажная мебель и аксессуары сейчас в тренде.

7 Лотки для корреспонденции

Аксессуары, созданные для сортировки и хранения корреспонденции, отлично выполнят роль органайзеров для ваших документов. Будут эстетично смотреться на комоде в прихожей, на полке открытого стеллажа или на письменном столе.

8 Мини-комоды

Можно хранить нужные документы и в настольных мини-комодах. Способ подойдет для тех, кто отдает предпочтение закрытому хранению и максимально аккуратной организации пространства.

9 Тележки

Более вместительный аксессуар для хранения бумаг — тележка. Выручит тех, кто в элементах обстановки особенно ценит мобильность.

10 Стеллажи

Важных бумаг у вас довольно много, и ни папкой, ни коробкой — не обойтись? Возможно, стоит выделить для их хранения отдельный стеллаж или шкаф-секретер.

11 Пегборды

Перфорированная доска — модный тренд и многофункциональный элемент обстановки. Пригодится он и в организации хранения документов: стоит лишь дополнить соответствующими держателями и зажимами. Для любителей держать все на виду подойдет настенное расположение пегборда. А для тех, кто привык прятать важные бумаги подальше от посторонних глаз и шаловливых детских ручек, хорошим выходом станет разместить доску-органайзер на внутренней стороне дверцы шкафа.

Хранение документов дома: как хранить в порядке и где, в чем удобнее — на столе, в файлах для бумаг, идеи организации с фото, способы удобно и правильно систематизировать и организовать

  1. Почему порядок так важен
  2. Как организовать хранение документов дома
  3. Наводим порядок – осуществляем сортировку
  4. Систематизация
  5. Системы хранения документов дома
  6. Ящики для бумаг
  7. Папки для документов
  8. Коробки
  9. Органайзеры
  10. Сейфы
  11. Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
  12. Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
  13. Как лучше хранить документы дома: фото и видео
  14. Заключение


Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.


Почему порядок так важен


Даже сегодня, в век всеобщей компьютеризации, далеко не все данные содержатся в электронном виде. Паспорт – наиболее яркий пример физического носителя информации, а ведь есть еще заверенные подписями контракты, дарственные, сертификаты, завещания.


Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:


  • Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.


  • Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.


  • Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.


  • Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).


  • Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.


Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.

Как организовать хранение документов дома


Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:


1. Тщательно перебрать архив.


2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.


3. Каталогизировать то, что осталось.


Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.


Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:


  • Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.


  • Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.


  • Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.


  • Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.


Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.

Наводим порядок – осуществляем сортировку


Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.


Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.


Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:


  • Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.


  • Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.


  • Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.


  • Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.


  • Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.


Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.

Систематизация


Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.


  1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.


  2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.


  3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).


Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.


Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.

Системы хранения документов дома


Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.


И все они недостаточно хороши, ведь нет никакой классификации: медкарта соседствует с фотографиями детских лет, листы многостраничного договора смешиваются с личными письмами, и даже паспорт легко теряется под ворохом деловых заметок. В итоге, когда что-то понадобится, придется потратить минимум несколько драгоценных минут на поиски.


Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.

Ящики для бумаг


Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:


  • По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.


  • По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.


  • По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.


И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.


По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.

Папки для документов


Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:


  • Занимают мало места сами по себе.


  • Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.


  • Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.


  • Не дают листам мяться и растрепываться.


Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.

Коробки


Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.


Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).


После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:


  • Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).


  • Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.

Органайзеры


А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.


Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:


  • Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.


  • Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.


  • Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.


Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.

Сейфы


А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:


  • Уберегают файлы от огня или влаги.


  • Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.


  • Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.


При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи


Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.


Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.


А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:


  • Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;


  • Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.


Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото


Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:


  • Сортер.


  • Канцелярские конверты.


  • Вертикальные лотки.


  • Стойки.


  • Портфели.


  • Запираемые на замки кейсы.


Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:


1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.


2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).


3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.


4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.


5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Как лучше хранить документы дома: фото и видео


Надеемся, что запечатленные на снимках решения и познавательные тематические ролики помогут вам определиться.

Заключение


Деловые и личные бумаги имеют свойство накапливаться: кажется, что нужна каждая из них, выбрасывать жалко, вот их количество и растет. Поэтому рано или поздно их потребуется упорядочить и начать содержать в подходящих для этого условиях – так, чтобы они не портились, и на поиски срочно понадобившегося паспорта, контракта, дела уходило минимум времени и сил. Предлагаем сделать это сейчас, и уже постарались облегчить вам сортировку.



Мы подробно рассказали, как и где можно хранить домашние документы, а теперь предлагаем самые надежные решения для них – сейфы. Огромный выбор несгораемых шкафов и ящиков – современных, надежных, вместительных – вы найдете в каталоге Хардсейф, обращайтесь.


Система хранения документов дома ·

Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей :wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома — это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

И еще несколько советов

  • Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
  • Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
  • Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
  • Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
  • Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей :good: .

А как вы храните свои документы? Поделитесь в комментариях своими советами, рекомендациями.

Похожие статьи:

Понравилась статья?
Помоги другим узнать об этой статье, кликни на кнопку социальных сетей!

Хранение документов

С помощью интернета мы можем решать множество проблем: записаться на прием к врачу, оплатить штраф, отправить документы в госучреждение. Но вместе с тем, бумажные документы – это важная и необходимая часть жизни. Начиная с рождения, каждый человек обрастает «бумажками», подтверждающими его личность и права. Поэтому вопрос – как хранить документы дома, всегда будет актуален.

Какие документы бывают у каждого из нас?

Семья: паспорта, свидетельства, завещания.

Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину.

Образование: аттестаты, дипломы, сертификаты.

Работа: контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки.

Медицина: полисы, выписки, обследования, страховки.

Бытовые приборы, техника, мебель: гарантийные талоны, чеки, инструкции.

Квитанции на коммунальные платежи

Прочее: договора на оказание услуг, страховые случаи.

Как долго хранить документы?

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью.

Документы, которые нужно хранить всегда – свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии.

Документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы до момента выхода на пенсию – это те документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны.

Чеки и квитанции всех более или менее крупных покупок нужно хранить в течение 12 месяцев. Если гарантия на некоторые вещи больше одного года, сохраняйте подтверждения оплаты соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Чеки об оплате услуг адвоката, врача, педагога и пр. необходимо сохранять на протяжении трех лет. В случае судебных разбирательств и необходимости предоставления оригинала сделайте ксерокопии чеков и оставьте их у себя. Чеки, подтверждающие оплату лечения, могут пригодиться для оформления возврата НДФЛ.

В обязательном порядке сохраняйте договора подключения всех коммунальных служб: электричество, газ, вода, телефон, домофон, Интернет, кабельное ТВ и др. Все коммунальные платежи (квитанции и корешки) нужно хранить в течение минимум 3 лет, максимум – 5. По истечении этого срока от них можно избавиться.

Держите медицинские карты всех членов семьи в доступном месте. Если вы отдаете предпочтение частным клиникам, храните корешки их квитанций не менее двух лет. Они могут понадобиться во время различных разбирательств и страховых выплат. Карту с указанием группы крови, наличия аллергии к антибиотикам и хронических заболеваний диабет нужно всегда иметь при себе. Пусть она лежит в бумажнике или правах. Карточка с вышеперечисленной информацией может спасти вам жизнь, если в результате несчастного случая вы попадете в больницу.

Избавляйтесь от ненужного сразу

По мнению Мари Кондо существует ряд документов, от которых следуют сразу избавиться по мере того, как они исполнили свою функцию:

учебный материал, который ни разу не пригодился после посещения семинара или тренинга;

инструкции по эксплуатации, если вы уже давно и хорошо разобрались как работает та или иная техника;

выписки по кредитным картам, чековые книжки, расчетные листы.

Мари Кондо рекомендует выбрасывать все, что не подпадает под три категории: используемые в настоящие время, необходимые в течение ограниченного периода времени и те, которые необходимо хранить неограниченно долго.

Термин «документы», между прочим, не включает бумажные документы, обладающие сентиментальной ценностью, например старые любовные письма или дневники.

Чтобы не было ненужных документов, система Флай Леди предлагает продумать, с какой периодичность разбирать и сортировать документы: 1 раз в день, в неделю или в месяц.

О внедрении подобного принципа в свою жизнь делится моя коллега Алёна:

«Во время обучения системе Флай Леди, я избавилась от огромного количества ненужного, неактуального. Объем документов уменьшился в 3 раза! Теперь по понедельникам у меня день «бумажной работы». Я собираю документы, которые использовала или которые появились в течение недели, и за несколько минут решаю их судьбу – положить в папку на хранение, оставить пока в работе или выкинуть. Благодаря этой привычке они перестали нарастать огромным бумажным комом».

От себя бы добавила, что не стоит накапливать чеки из продуктовых магазинов или лишний раз распечатывать чек в банкомате с информацией о балансе карты. Это можно узнать и электронно.

Как хранить и сортировать?

Сколько хозяек – столько и систем хранения. В основном, в каждой семье хранится по 2-3 папки для документов. В одной – личные документы, в другой – квитанции и гарантийные талоны.

Для каждой категории можно сделать свой отдельный органайзер для удобства хранения и быстрого поиска нужного документа. И вот примеры моих коллег и знакомых, как они хранят документы в своих домах.

Папки на кольцах с файлами подходят для хранения большого количества бумаг, для каждого вида документов – своего цвета.

Елена: «В одной папке сложены инструкции к бытовой технике, чек, гарантийный талон, по каждому прибору в отдельном файле. В другой – квитанции за коммунальные услуги, кредитные договора с чеками, «письма счастья» из налоговой и их оплата, там же трудовые договора мои и мужа, справки по зарплате, договора на недвижимость. Остальные документы храню в папках в ящике письменного стола»

Кстати, Елена всегда держит дома файл с копиями почти всех документов в нескольких экземплярах, что очень удобно и экономит время на случай того, если срочно понадобилась ксерокопия.

Пластиковые конверты на кнопках – самое популярное место хранения бумаг. А если выделить для каждой категории документов свою папку и подписать, как у Айгуль, можно сократить уйму времени на поиски конкретной бумаги.

Личные документы каждого члена семьи удобнее хранить в пластиковых кармашках с застежкой ziplock. Так делает моя сестра Регина. Квитанции – в файлах. Для того, чтобы они не деформировались, храните их в органайзере/папке или у их основания проделайте отверстия с помощью дырокола и вложите их в папку на кольцах.

 

Пластиковая папка с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. В них удобно хранить квитанции по месяцам и годам. Такой способ использует моя коллега Наталья. А другие документы хранит просто в коробке из-под обуви.

В сумке для ноутбука хранит все свои документы другая моя коллега Алёна. В ней несколько «отсеков» и карманов. В одном отсеке лежат медицинские документы, в другом – оригиналы документов, разложенные по видам в файлы, в третьем – ксерокопии. Загранпаспорта, медицинские книжки, аттестаты в одном из кармашков. В кладовке есть еще бумажный пакет с инструкциями к бытовой технике.

Вот еще несколько идей, как хранить документы:

В коробках и пластиковых контейнерах, сделанных в виде картотеки, с разделителями, без труда находится нужный документ. 

  

Часто документы нужно возить с собой (водительские права, ПТС, страховка автограждской отвественности и т.п.). Возможные решения:

 

авто-органайзер для хранения документов

органайзер в сумку для женщин

Фотоальбомы и конверты – прекрасное место для хранения квитанций и чеков.

 

Различные подставки для бумаг будут отлично смотреться в вашем семейном архиве! Вариантов много. Выбирайте, что пришлось по душе!

 

Где хранить?

Для того, чтобы важные документы всегда были целы и невредимы, их нужно хранить в сухом и чистом месте, как делают  члены команды «Всё на местах». Алёна хранит в платяном шкафу, Елена – на полке и в ящике письменного стола.

 

Отмечу, что в спальне и в кабинете – самое удачное место для хранения документов, но выбирая подходящую полку или шкафчик, подумайте:

Во-первых, удобно ли вам будет доставать все ваши документы. Совет: предупредите своих членов семьи, где лежит папка с самыми важными документами, на случай непредвиденных ситуаций, чтобы они брали ее в первую очередь;

Во-вторых, проверьте, не находятся ли ваши документы в доступном для маленьких детей и домашних животных месте. Совет: храните всё, что для вас ценно на верхних полках или там, где их можно запереть на замок.

После многочисленных попыток сына добраться до наших важных бумаг, я убрала всё на верхнюю полку шкафа в спальне. В трех папках храню – личные документы каждого члена семьи, документы на недвижимость и транспорт, квитанции и ксерокопии. Гарантийные талоны, без инструкций к эсплуатации, держу в файле в ящике письменного стола.

Я предпочитаю хранить вертикальным способом, всё под рукой и на виду. Один минус – если папка не жесткая, то она и лежащие в ней бумаги могут деформироваться. Поэтому если выбираете такой метод хранения, то присмотритесь к подобным подставкам.

Одно но: Регина, владелица документов с предыдущего фото, хранит органайзер с документами в спальне, на полке книжного стола. Повторюсь, этот вариант не подходит тем, у кого есть маленькие дети. И лучше держать документы подальше от прямых солнечных лучей, т.к. это может привести к высвечиванию и раннему старению бумаги.

Одно из решений для того, чтобы хранить документы – это хранить бумаги в коробках. Однако, так может появиться соблазн свалить в них все документы без разбора. Для удобства разложите всё по файлам или зафиксируйте стопки скрепками, как делает это Наташа.

Непредвиденные ситуации

Самые важные документы лучше хранить в специальном огнеупорном ящике или в сейфе. Среди опрошенных мною хозяек сейф есть у двоих. У одной моей коллеги сейф не подходит для постоянного хранения документов (из-за размеров). Но когда они с семьей уезжают больше, чем на несколько дней, то она перекладывает папку с самыми важными документами в сейф. У другой хозяйки, напротив, сейф вместительный, но она не хранит там документы, которые используют чаще всего (личные документы, медицинские карты и т.д.). В нем хранятся бумаги на недвижимость и транспорт, аттестаты и дипломы.

Считается, что самое надежное место, в котором следует хранить важные документы, семейные архивы и ценности – это банковская ячейка или депозитарий, особенно если вы снимаете квартиру или живете в общежитии. Но думаю мало, кто так делает. Конечно, можно по старинке сделать ксерокопии и отдать их на хранение ближайшим родственникам. Но если вы предпочитаете идти в ногу со временем, то лучше выбирайте облачные хранилища данных, вроде Google Drive, Dropbox, iCloud, Evernote, ЯндексДиск, Облако @mail.ru. Естественно, речь идет о скан-копиях. Кроме того, этот способ идеален для хранения чеков, от банковских до магазинных, которые имеют тенденцию со временем выцветать.

Надеюсь, что предложенные варианты хранения документов окажутся вам полезными. Поделитесь в комментариях, как вы храните документы дома в наших группах ВКонтакте, на Фейсбук и в Инстаграм!

Как хранить документы, варианты хранения

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Где хранить?

Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.

Удобный бокс для хранения документов

Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.

Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.

Хранение документов в стеллаже

Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.

Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе

к оглавлению ↑

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

к оглавлению ↑

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑

Видео

 

 

 


Автор: Михаил Бонд


Рейтинг:
Загрузка…


Понравился пост? Поделись с друзьями!

8 идей, как эффективно навести порядок

Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.

Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах

В наш век интернет-записей и технологий, вопрос «куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!», казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных «залежей» растет и растет,  незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.

Содержание:

1. Папка

Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.

Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.

2. Корзина 

 Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.

Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.

3. Держатель для бумаг

Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.

Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.  

4. Коробки

Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые  дополнят стиль интерьера.

Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?

5. Доска-органайзер 

Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека. 

Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.

6. Мини-комод

Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.

 Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.

7. Почтовый ящик 

Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!

Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!

8. Карман-конверт

Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.

Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?

Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке! 

Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru

хранение, идеи

Выкинуть хлам из дома: Система хранения важных документов

Как говорится: Без бумажки — ты букашка. Поэтому у каждого дома хранится масса самых разнообразных документов — от квитанций за оплату услуг до свидетельств, подтверждающих права собственности. В этой статье я попыталась разобраться, как хранить важные бумаги без ущерба для своего пространства.

Как бы мы ни старались избавляться от ненужных документов вовремя, все равно постоянно приходят какие-то выписки, гарантийные талоны, чеки, извещения, и без определенного порядка количество бумаги зашкаливало бы. Следовательно, нужна система хранения документов, которая позволит:

  • Хранить важные документы удобно
  • Избавиться от гор ненужных бумаг
  • Исключить их утерю.

Хранение важных документов по видам

Для того, чтобы понять, как и что нам лучше хранить и упорядочивать, рассмотрим несколько классификаций документов, с которыми мы можем работать. Одна из таких классификаций делит все документы тематически.

  • Семья (паспорта, свидетельства, завещания)
  • Недвижимость и транспорт (документы на квартиру, телефон, электричество, дом, дачу, машину)
  • Образование (аттестаты, дипломы, сертификаты)
  • Работа (контракты, пенсионные накопления, договора, трудовые книжки)
  • Медицина (выписки, обследования, страховки)
  • Гарантийные талоны и чеки
  • Прочее (договора на оказание услуг, страховые случаи).

Каждую папку можно разделить по жильцам квартиры, если документов действительно много и так будет удобней.

Документы по долгосрочности хранения

Есть важные документы, которые нам нужно хранить всю жизнь, а есть бумаги, которые можно выбросить через пару месяцев за ненадобностью. В зависимости от этого, определенные папки приходится чаще перебирать, чтобы избавиться от лишнего.

  • Документы, которые нужно хранить всегда (свидетельство о браке и другие семейные документы, свидетельство о рождении, дипломы, сертификаты, свидетельства и аттестаты, документы об обследованиях, выписки из больницы, завещания, нотариально заверенные бумаги, документы о пенсии).
  • Документы, которые нужно хранить, пока вы владелец или пока они актуальны (документы на недвижимость, машину, особо важные и дорогие покупки; все документы, касающиеся работы должны храниться до момента выхода на пенсию)

Счета на покупку ценных вещей лучше хранить пока вы являетесь их владельцем. В случае кражи, несчастного случая или капризов природы эти документы послужат вам доказательством для получения компенсации. Рекомендуется также особо ценные предметы сфотографировать и хранить их снимок.

  • Документы, которые нужно хранить более года (некоторые гарантийники, справки, чеки, медицинские документы, выписки)
  • Документы, которые можно хранить до года (гарантийники, справки, чеки, некоторые договора).

 

Система хранения документов по частоте использования

Документы, которыми вы крайне редко пользуетесь можно сложить отдельно и убрать в другое место, чтобы они не попадались под руку.

  • Бумаги, которые нужны от 2 до 5 раз в год (медицинские документы, страховка)
  • Документы, которые нужны реже 1 раза в год (гарантийники, договора)
  • Документы, которые всегда должны быть под рукой (паспорта, документы на машину).

Наводим порядок в документах: Сохранить vs. выбросить

Таким образом можно завести где-то 4 папки и в каждую положить по 2 другие для документов, которые будут храниться свыше года и для краткосрочного хранения. Папки для краткосрочного хранения можно перебирать пару раз в год и выбрасывать все лишнее.

Перестрахуйтесь

Конечно, самые важные документы, такие, как права на собственность, свидетельства о рождении и паспорта лучше хранить в специальном огнеупорном ящике. Если такого нет и завести его не представляется необходимым, можно просто хранить важные документы в сухом чистом месте недоступном для тех, кто может что-то с ними сделать.

Подсказка: Отсканируйте или сфотографируйте все важные бумаги и храните их копии в облаке на всякий случай.

Храните документы стильно

Если вы храните документы в открытом месте, можно приобрести для них стильные папки, мягкие или жесткие. Мы семья молодая, поэтому бумаг у нас пока не так много. Одно время мы хранили их в деревянных лотках, потом купили жесткие картонные в IKEA. Так нам проще добраться до необходимых бумаг и такая система хранения документов не вредит дизайну нашей квартиры.

Для хранения всех бумаг нам понадобилось 4 лотка. В каждом стоит еще 2-3 папки.

  1. Текущие документы, которые должны быть под рукой (договора на ближайшее время, паспорта, извещения)
  2. Документы на недвижимость и бумаги, связанные с образованием.
  3. Медицинские документы, страховки.
  4. Гарантийники и договора.

Все остальное успешно хранится в электронном виде.

Также, чтобы упорядочить хранение документов, можно приобрести в магазине канцелярских товаров пластиковую папку с прикрепленными внутри файлами. В них может быть от 10 до 100 файлов. Если документов много, папок может быть несколько.

Не накапливайте и очищайте

Раз в год следует пересматривать папки с документами и выбрасывать всё, что не актуально. Если вы беспокоитесь о том, что бумаги, которые вы хотите выбросить все-таки могут пригодиться, сложите их в одну папку и отправьте в подвал.

Надеюсь советы оказались полезными. Совсем скоро моя любимая тема: что делать с вещами, к которым есть эмоциональная привязанность.

А у вас есть особая система хранения важных семейных документов?

С наилучшими,

the A

Images: HOMEY oh my!

Тут еще много интересного:

Как создать эффективную систему подачи документов

Как ваша файловая система? Раздражающий? Вы считаете, что это слишком сложно
помните, куда идут дела? Были ли у вас проблемы с поиском определенного документа
еще раз, когда вы его спрятали? У вас может быть даже три или четыре файла,
содержат ту же информацию, но помечены по-разному — что за беспорядок!

Устранение проблемы

Что вызывает крах файловой системы? Скорее всего, это было не так много
«система» для начала.Скорее всего, это был случайный набор
отдельные файлы, которые действительно не связаны друг с другом.

Чтобы создать действительно эффективную файловую систему, вам нужно начать с плана.
Просто приклеив ярлык к папке, вы ее не обрежете. Но не волнуйтесь; мы
собираюсь настроить систему хранения документов, в которой можно будет разместить любой тип бумаги — домой
или офис. Для расходных материалов все, что вам действительно нужно, это несколько цветов кроя 2/5.
цветные вкладки папок, и некоторые подвесные папки снизу коробки

Создание категорий файлов

Посмотрите на свою текущую файловую систему (или на ту стопку бумаг, которую вы
то есть хранить в течение нескольких месяцев) и начните сортировать свои документы по широким категориям.«Финансы» могут быть одним из них; «Домашние вещи» могли быть другим. На данный момент мы
не сосредотачиваясь на деталях вашей файловой системы. Откровенно говоря, это не так
будь то счет по кредитной карте или выписка из банка прямо сейчас. Мы будем волноваться
об этих различиях позже.

Подкатегория

Выберите одну из стопок «основной категории» и давайте рассмотрим ее еще раз.
На этот раз подумайте о том, чтобы разбить статью на более мелкие подкатегории. Для
Например, вашу стопку «финансы» можно разделить на:

  • сберегательный счет
  • расчетный счет
  • студенческий кредит
  • счет кредитной карты

Будьте конкретны; не говорите просто, что это «банковские выписки».Определите, какие
счет, к которому они принадлежат, и разбить каждую на отдельную кучу. Мы не хотим
любые файлы, «скапливающиеся» с другими файлами — каждый получает свой отдельный
папка.

Цветовое кодирование

Каждой основной категории документов должен быть присвоен свой цвет (ваш
выбор) — а затем мы собираемся поместить каждую подкатегорию в отдельную
висящая папка с файлами. В приведенном выше примере слово «финансы» может быть зеленым, а
каждая из ваших учетных записей получает отдельную зеленую папку с файлами.Похоже на небольшой
вещь, но цветовое кодирование вашей системы сэкономит вам огромное количество времени
архивирование и поиск документов.

Возможность заглядывать в ящик для файлов и видеть отдельные массивы информации
выделенный цветом просто дает РАЗУМ в вашем мозгу. Когда ты знаешь, что твой
финансовая секция — зеленая, секция вашего дома — синяя, а документы на машину
красного цвета, вам даже не нужно думать, потому что ваша рука естественным образом
переходит в правую часть вашего ящика для файлов.

Изготовление этикеток

Теперь, когда у каждого есть своя цветная папка, нам нужно пометить каждый файл.При создании ярлыков переходите от общих к конкретным. Не говори мне, что ты
подаете документы на вашу «кредитную карту Visa» — назовите ее «кредитная карта: Visa».
Когда вы размещаете папки в алфавитном порядке, все файлы «кредитных карт»
(сколько бы их ни было) — вместе в вашем разделе «финансы».

Наша цель — хранить связанные файлы в непосредственной близости друг от друга. Сделай это
снова и снова для каждой группы файлов, пока вы не пометите каждый файл
в каждой основной категории.Я лично использую ярлыки Viewables®, потому что они
аккуратные, легко читаемые, и я могу распечатать их со своего компьютера.

Заполнение ящика

Все, что вам нужно сделать, это разместить файлы в каждой основной категории в алфавитном порядке.
заказ, а затем поместите основные категории в ящик в алфавитном порядке
порядок.

Поместите цветные папки в нижние папки подвесного ящика, чтобы они оставались вертикальными.
в ящике. Вырезанные вкладки 2/5 отображаются над свисающими файлами, а вкладки
расположены по прямой линии для удобства чтения.

Когда вам нужно найти документ или положить что-то в папку, просто посмотрите
сначала для правильной основной категории (легко идентифицируемой по обоим ярлыкам
и цвет). С правильной файловой системой легко взять в руки
правильный файл без долгого поиска.

, Рамона Крил

Посмотрите или послушайте, как создать эффективную систему хранения в подкасте « Keeping You Organized ».

Создание эффективной системы хранения документов на дому, которая экономит ваше время

Бонус: как мы оцифровываем каждую квитанцию, счет и важный документ, чтобы быть почти на 100% безбумажными

Когда мы запустили Elegant Simplicity в 2009 году, мы быстро поняли, что предоставление клиенту физического копии документов были не только расточительны для окружающей среды, но и невыгодны для клиента.Мы давали клиентам документы только для того, чтобы помочь им организовать это. Короче говоря, мы только усугубляли их проблему, прежде чем помогать ее устранять.

Итак, через несколько коротких месяцев в нашем бизнесе мы начали доставлять все наши документы в цифровом виде клиентам, генеральным подрядчикам, субподрядчикам, архитекторам и строителям. И мы создали цифровую файловую систему для нашего бизнеса, что означало меньше бумаги, лучшую планету.

Но, вопрос так и остался без ответа. Что мы делаем с физическими копиями счетов и квитанций? Мы начали со сканера, который был очень неуклюжим +, честно говоря, неудобно, но мы понимали его ценность + знали, что технологии будут быстро развиваться.И прежде чем мы это узнали, мы обнаружили приложение, которое превратило наш iPhone в карманный сканер.

Сегодня мы используем Adobe Scan (доступный на всех основных устройствах), когда бумажная копия счета, квитанции или любого другого важного документа отправляется нам по почте. Мы открываем приложение, делаем снимок + сохраняем его в нашей цифровой файловой системе.

И мы используем систему хранения документов Plan Your Work, Work Your Plan как для бизнеса, так и для личного пользования.

Двойной бонус: как обеспечить преемственность между вашей физической и цифровой системой хранения

Теперь, когда вы знаете, как мы используем Adobe Scan для оцифровки наших счетов, квитанций и других важных документов, давайте поговорим о том, как обеспечить непрерывность между вашей физической системой хранения и вашу цифровую домашнюю файловую систему.

К счастью, это не так сложно, как кажется, потому что вы уже выполнили предварительную работу по определению + созданию всех своих подкатегорий в разделах «Личные» + «Собственность». Предположим, вы работаете преимущественно с физической файловой системой.

Что вы хотите сделать, так это продублировать все папки, которые есть в вашей физической файловой системе, и создать те же самые папки в вашей цифровой системе, чтобы обе системы соответствовали иерархии имен и иерархии.

Другими словами, файловая система, которую вы используете физически, имеет цифровой аналог.Вы не собираетесь записывать что-то в цифровом виде, а затем и физически, но мы хотим, чтобы две файловые системы общались друг с другом так, как вы привыкли их видеть.

Пример: это позволяет вам хранить в цифровом виде все ваши повторяющиеся ежемесячные счета (счета, которые вы отправили на безбумажное выставление счетов — т.е. выписки по ипотеке), но также иметь папки на случай, если что-то было невероятно важным + не могло быть цифровым (физическая копия вашего титула ).

Как я и обещал… проще простого! Хотя создать домашнюю файловую систему несложно, она может оказаться утомительной, особенно если вы хотите, чтобы все было сделано правильно + вы просто не знаете, как это делать.Конечно, требуется время, энергия + иногда даже немного смазки для локтей, чтобы сделать это, но я пересекаю свое сердце, что, если вы воспользуетесь системой хранения документов Plan Your Work, Work Your Plan, вы не только влюбитесь по уши с организованной всей вашей домашней файловой системой, но она масштабируема + действительно работает — независимо от того, какая проблема, по вашему мнению, мешает.

Это невероятно полезный процесс — избавляться от беспорядка и организовываться, потому что вы, наконец, можете наслаждаться своим домом без бумаги, лежащей на поверхности.

И угадайте, что ж, если вы чувствуете себя немного похожей на рыбу, вываливающуюся из воды, знайте, что мы здесь, чтобы протянуть вам руку помощи. Elegant Simplicity — это зона без суждений + вы можете запланировать БЕСПЛАТНЫЙ 30-минутный звонок Clarity, чтобы начать работу здесь.

Как создать домашнюю файловую систему, которая будет работать для вас

  • Facebook

  • Pinterest

  • Twitter

Если вы боретесь с организацией документооборота, то вы, вероятно, ищете идеи о том, как создать домашнюю файловую систему , которой вы собираетесь придерживаться.

Не существует единой волшебной системы, которая подойдет для всех, но этот пост даст вам несколько идей, которые вы можете попробовать.

Вы узнаете о:

  • 5 основных файловых систем
  • какая файловая система является наиболее распространенной,
  • как организовать вашу домашнюю файловую систему,
  • как настроить простую домашнюю файловую систему и
  • составить график времени для вашей подачи.

И не забудьте подписаться на нашу рассылку новостей, чтобы получить больше советов по организации и продуктивности.

5 основных систем подачи документов

Давайте начнем с рассмотрения 5 различных способов организации файлов большинством людей.

  1. По алфавиту
  2. По хронологии
  3. По тематике или категории
  4. По географическому признаку или
  5. В числовом порядке

По алфавиту

Алфавитный метод не требует пояснений.

Вы можете расположить файлы в картотеке в алфавитном порядке — от А до Я.

Хронологический порядок

Хронологическое обозначает дату на основе.

Таким образом, вы можете настроить файлы по месяцам и годам.

Тема или категория

Используя систему на основе топов или категорий, вы можете настроить свои файлы по типу содержимого, которое вы включаете внутрь.

Итак, у вас могут быть настроены файлы для счетов, детей, дома, работы и т. Д.

Географический

Используя этот метод, вы можете организовать свои файлы по местоположению, к которому относится содержимое.

Числовой

Это нумерованная система, не очень описательная. Используемые числа могут относиться к приоритету или последовательности.

Какая система регистрации является наиболее распространенной?

В частности, для домашних картотек — система ALPHABETICAL является самой популярной.

Однако чисто алфавитной системе было бы трудно придерживаться.

В результате вы получите несвязанные файлы, сгруппированные по имени.

Например, представьте себе такой сценарий:

  • ваш банк — ABC Bank,
  • вашего ребенка зовут Эбигейл,
  • вы пользуетесь услугами Acme Lawn Service и
  • вашего второго ребенка зовут Рэндольф.

В вашем картотеке будут подряд лежать файлы для ABC Bank, Abigail’s School Papers, Acme Lawn Service.

Но школьные документы Рэндольфа лежали бы в совершенно другом ящике картотеки или, по крайней мере, дальше назад.

Как организовать домашнюю файловую систему

Чтобы этого не происходило, большинство людей используют комбинацию двух или трех основных систем хранения, которые я назвал выше.

Большинство домашних документов попадают в группу общих категорий.

У вас есть такие вещи, как

  • ваши счета,
  • важные документы,
  • банковские выписки,
  • страховые полисы,
  • медицинские записи,
  • документы, связанные с вашими детьми или другими членами семьи и т. Д.

См. Этот список из 70 организаций картотеки Категории для еще большего количества идей.

Система подачи документов на основе категорий + система регистрации по алфавиту

Отличный способ организовать вашу домашнюю файловую систему — по категориям — , а затем упорядочить файлы внутри этой категории в алфавитном порядке.

Итак, вы объединяете файловую систему на основе категорий с алфавитной файловой системой.

Эта комбинация будет работать для большинства ваших файлов.

Но вы можете сделать что-нибудь немного другое для ваших текущих счетов.

Когда использовать хронологическую или числовую систему

Важно следить за своими текущими счетами — вы не хотите пропустить срок, иначе вы можете получить огромные штрафы за просрочку платежа.

Один из способов помочь себе не забыть оплачивать счета вовремя — это использовать хронологическую или цифровую систему регистрации документов.

Например, вы можете настроить папки для каждого месяца в году и поместить счета и другие документы, требующие действий, в ежемесячную папку.

Это будет папка, которую вы регулярно проверяете в течение месяца, чтобы быть в курсе всех действий внутри.

Кроме того, вы можете создать числовые папки для каждого дня месяца (как описано в книге Дэвида Аллена «Как сделать дела») и поместить свои дела на каждый день в соответствующую папку.

Просто убедитесь, что вы не забываете ежедневно проверять папки!

Как настроить простую домашнюю файловую систему

Чтобы начать работу с домашней файловой системой, вам нужно будет ответить на несколько вопросов и собрать несколько материалов.

Где вы будете хранить свои файлы?

Я предпочитаю использовать шкаф для документов. Вот несколько идей, как выбрать лучший картотечный шкаф для домашнего офиса.

Если вы хотите что-то более приятное по внешнему виду — обратите внимание на эти забавные и причудливые картотеки, которые могут гармонировать с вашим декором.

Если у вас нет места для картотеки и у вас нет тонны файлов, есть другие варианты, которые также подойдут.

Хотя эта тележка для файлов на колесиках может не гармонировать с вашим домашним декором, она отлично подойдет, если у вас нет специального домашнего офиса. Просто перекатывайте его из комнаты в комнату, чтобы ваши файлы всегда были под рукой.

Эта тележка для папок с белой сеткой Elfa красивее и имеет большие ящики для хранения других канцелярских принадлежностей.

Существует также большое количество ящиков для файлов, которые можно использовать для хранения файлов.

Вы можете использовать ящики с тканевым покрытием, чтобы хранить файлы на виду, или пластиковые ящики для лучшей защиты.

Используйте комбинацию подвешенных файлов и папок

Чтобы хранить документы в картотеке, используйте комбинацию подвешенных файлов и папок.

Я использую висячие файлы для каждой категории и помещаю несколько папок в каждый висячий файл для некоторых подкатегорий.

Если у вас много подкатегорий — вы можете использовать подвесной файл с широким основанием для их размещения.

Например, у вас может быть подвесной файл для банковских выписок, а внутри есть папка для каждого банка, в котором у вас есть счет.

Вы можете найти висящие файлы в офисных зеленых и дешевых папках в магазине Staples.

Но если вы ищете что-то более красивое — в Container Store прекрасный выбор цветов.

Красивые папки с файлами на изображении выше можно найти здесь.

Обозначить все

Самый простой способ саботировать вашу домашнюю файловую систему — пропустить маркировку.

Не попадитесь в эту ловушку!

Не торопитесь, чтобы пометить свои висящие файлы, папки и ящики картотеки.

Таким образом, вы будете точно знать, где хранить каждый листок бумаги, пересекающий ваш стол.

Вы, конечно, можете написать свои этикетки от руки, но мне нравится использовать для этого этикетировочную машину Brother.

Запланируйте время подачи документов

Последний шаг в вашей домашней файловой системе — это на самом деле выделить в вашем графике время для подачи .

Это может быть один раз в день, один раз в неделю или вы можете увеличить его до двух раз в месяц.

Все, что длиннее, наверное, слишком долго.

Вы хотите, чтобы на рабочем месте не было беспорядка из-за бумаги — это ваша цель.

Так что обязательно ИСПОЛЬЗУЙТЕ систему, над созданием которой вы так много работали!

Преимущества системы подачи документов на дом

Создание системы хранения документов принесет вам душевное спокойствие.

Вы будете знать, где искать важные документы, которые вам нужны, и точно знать, где их хранить, когда они попадут на ваш стол.

Обязательно подпишитесь на информационный бюллетень «Практическая организация работы», чтобы получить больше идей о том, как организовать свой дом и повысить свою продуктивность.

  • Facebook

  • Pinterest

  • Twitter

Как создать эффективную домашнюю файловую систему

Это сообщение в блоге может содержать партнерские ссылки. Это означает, что если вы нажмете кнопку и сделаете покупку, я могу бесплатно заработать небольшую комиссию для вас.

Если у вас беспорядок с домашними документами, первое, что вам следует сделать, — это создать организованную домашнюю систему подачи документов.

Помимо надежного хранения важных документов, домашняя файловая система НАМНОГО облегчит вам работу мамы, потому что вы сможете найти то, что вам нужно, в любой момент.

И, что лучше всего, у вас не будет случайных стопок бумаги, загромождающих каждую плоскую поверхность в вашем доме!

Несмотря на все преимущества, некоторые люди думают, что файловая система требует много работы.

Раньше я чувствовал то же самое. так что я позволил газетам скапливаться по всему дому.В конце концов, они накрыли наш обеденный стол, из-за чего мы вынуждены были есть в гостиной. 😞 Я знал, что что-то нужно изменить, поэтому придумал, как лучше всего подать все наши домашние бумаги.

А теперь я здесь, чтобы показать вам, как мне это удалось!

Как вы решите подавать свои хозяйственные бумаги — решать вам. Не существует определенного правильного или неправильного пути, поскольку все и каждая семья разные.

С учетом сказанного я выделю пару общих категорий, которые могут быть полезны для семей.И я также расскажу о некоторых способах организации газеты у себя дома.

Прочитав этот пост, вы точно будете знать, как создать организованную файловую систему. И у вас будет довольно хорошее представление, какие категории домашней файловой системы подойдут вам.

Итак, приступим!

Это сообщение в блоге может содержать партнерские ссылки. Это означает, что если вы нажмете кнопку и сделаете покупку, я могу бесплатно заработать небольшую комиссию для вас. Пожалуйста, ознакомьтесь с моей политикой раскрытия информации для получения полной информации.

Сделайте еще один шаг вперед с бесплатным мини-переплетом для дома!

Воспользуйтесь этим мини-набором для печати, чтобы упорядочить всю важную домашнюю информацию

Шаг № 1 — Обратите внимание на потребности вашей домашней системы хранения документов

При оформлении домашних документов следует учитывать несколько моментов:

— Вы хотите, чтобы ваша система была простой в использовании

Если он слишком сложен или слишком забит, вы, скорее всего, вообще откажетесь от него.

— Его нужно организовать так, чтобы вы могли найти то, что вам нужно

— И вы хотите, чтобы ваша файловая система могла адаптироваться к жизненным изменениям

Например, если вы планируете иметь больше детей, вам нужно будет добавить больше файлов, чтобы их личные записи хранились отдельно от ваших детей старшего возраста. По мере взросления вам также может потребоваться добавить файлы, например информацию о выходе на пенсию, инвестиционные документы, завещания и т. Д.

Так что найдите время, чтобы подумать, что вам нужно в отношении вашей домашней файловой системы .

Шаг № 2 — Рассмотрите место для хранения

Прежде чем пойти и что-нибудь купить, подумайте о своих потребностях в хранилище.

Есть ли у вас место для картотеки? И будет ли к нему легко получить доступ?

Если нет, не беспокойтесь! Есть много альтернатив шкафов для хранения документов!

Пластиковые контейнеры для файлов

Это прочные и недорогие, их можно ставить друг на друга.

Они как раз подходят для хранения по категориям или по лицам.А пластиковая поверхность отлично подходит для создания персонализированных этикеток.

Возможно, вы видели их на Pinterest для хранения целых коллекций школьных документов. Файловые контейнеры (или файловые ящики) имеют очень много полезных применений!

Щелкните здесь, чтобы заказать один на Amazon.

Картонные коробки для банкиров

Ящики

Bankers изначально создавались для хранения нескольких записей в одном месте. Они изготовлены из картона, что делает их очень экономичными.

Но они также хорошо подходят для хранения личных файлов у вас дома! Банковские ящики лучше всего использовать для файлов, к которым вам не нужно часто обращаться, поскольку они предназначены для штабелирования.

Вы можете купить их на Amazon здесь.

Скамья для хранения

Было бы здорово, если бы у вас были время и средства для создания одного из них!

И я нашел учебник, который показывает, как именно создать скамейку с выдвижным ящиком!

Если у вас нет места для традиционной домашней файловой системы, это будет отличный способ использовать скамейку, которая у вас уже есть! Конечно, я не строил его сам, поэтому, если вы решите построить его, дайте мне знать, как это получится.😉

Корзина для хранения документов своими руками

Какой великолепный способ хранить документы по дому!

Это идеальное решение, если вам не нравится суровый вид шкафов для документов, пластиковых контейнеров или картонных коробок. Вы можете стратегически разместить их вокруг своего домашнего офиса, не ставя под угрозу свой декор.

Корзина, изображенная ниже, доступна на Overstock.com за 35 долларов.

Или вы можете сделать свои собственные, используя плетеную корзину и набор каркасов для файлов!

Боковой картотечный шкаф

Боковой шкаф для папок обычно используется в офисе.Но вы можете найти несколько очень хороших для своего дома! Обычно они идут с двумя или более глубокими ящиками. Файлы можно размещать спереди назад или слева направо.

Они идеально подходят для домов, в которых много файлов. И обычно вы можете найти боковые картотеки в большем количестве вариантов стиля, чем традиционные картотеки.

Этот шкаф от Office Depot — один из самых бюджетных шкафов, которые я нашел. По состоянию на февраль 2020 года он продается по цене 99 долларов.

Шаг № 3 — Закупка расходных материалов

После того, как вы определились с файловой системой, пора покупать все необходимое!

Независимо от того, выберете ли вы картотечный шкаф или другой вариант, вам все равно понадобятся несколько висящих файлов и папки с файлами в маниле.

Но есть несколько разных вариантов, которые следует учитывать:

Подвесные напильники

Это относится к размеру бумаги. Legal-size обычно используется в офисе или юридическом учреждении.Хотя размер письма — это, вероятно, то, с чем вы чаще всего сталкиваетесь дома.

Если у вас файловая система стандартного размера, вам, скорее всего, потребуются подвесные файлы формата Letter. В то время как с боковым картотечным шкафом вы можете использовать формат Legal или Letter.

Висячие файлы обычно продаются упаковками по 25 штук примерно за 10 долларов. И вы можете найти их всех цветов радуги!

Вы можете приобрести некоторые из них в магазине канцелярских товаров, Walmart, Target или Amazon.

Папки с файлами в Маниле

Папки с файлами Manila используются внутри подвешенных файлов для дальнейшего разделения типов файлов.

Есть несколько вариантов на выбор.

  • 1/3, 1/2, 1/5, 2/5 или прямые выступы
  • Сортированное, левое, правое или центральное положение

Это относится к размеру и положению показанного выступа вверху папки. В основном это вопрос предпочтений.Некоторые люди предпочитают, чтобы все вкладки располагались на одной прямой, в то время как другие предпочитают видеть их все сразу.

Они доступны во всех тех же местах, что и висячие файлы. Или вы можете щелкнуть здесь, чтобы заказать на Amazon.

{Примечание сбоку} Я рекомендую покупать папки с файлами в одном положении: слева, справа или по центру. Просто потому, что проще добавлять и удалять файлы, когда все вкладки расположены на одной линии.Кроме того, разные вкладки сложнее для глаз, потому что вам нужно бегать глазами, чтобы найти нужную папку.

Этикетировщик

Изготовитель этикеток не является обязательным, но если он входит в ваш бюджет, его определенно неплохо иметь!

Я использовал средство создания этикеток для создания всех категорий в моей файловой системе. Это помогает мне более четко определять ярлыки, тем более что мой почерк ужасный!

Этикетировочная машина Brother P-Touch идеально подходит для базового домашнего использования.У меня есть один уже 3 года, и он до сих пор отлично работает! В настоящее время они стоят около 30 долларов на Amazon.

Шаг №4 — Соберите все свои бумаги

Теперь, когда у вас есть все необходимые материалы, следующий шаг — собрать всю бумагу.

В этом шаге нет необходимости, но я рекомендую его.

Когда я впервые установил файловую систему в своем собственном доме, у меня были стопки бумаг по всему дому. Я попробовал подавать кучей, но быстро понял, что это не лучшая идея.Я продолжал находить все больше и больше категорий, которые мне нужно было добавить к зависшим файлам, из-за чего мне приходилось переделывать и переставлять вкладки.

Если вы только что закончили расхламливать бумагу из Части 1 из серии «Работа с домашними документами», вы можете пропустить этот шаг, потому что вся ваша бумага уже должна быть объединена.

В противном случае все, что вам нужно сделать, это просто собрать всю бумагу в одном конкретном месте.

Это может быть обеденный стол, письменный стол или даже пол.

Шаг № 5 — Начните категоризацию!

Собрав всю бумагу в одном месте, вы легко сможете определить, какие категории вам понадобятся для вашей системы хранения документов.

Я предлагаю создать список категорий, которые вы можете идентифицировать в своих документах. Так что пролистайте всю свою статью и обратите внимание на все категории или подкатегории, которые вы заметили.

Они будут использоваться для заголовков папок.

Нет правильного или неправильного способа сделать это.У каждого дома будут разные категории, и у каждого свои предпочтения. Вы можете предпочесть, чтобы ваши личные документы регистрировались по типу, как во всех свидетельствах о рождении вместе, во всех медицинских записях и т.д.

В любом случае, я рассмотрю пару общих категорий домашних хозяйств, а также категории, которые у меня есть в моей собственной системе регистрации для семьи из 6 человек.

Финансовая отчетность

  • Банковские счета (отдельно по счетам)
  • Налоги (по годам)
  • Доход (квитанции о выплате пособий, SSI или справки об инвалидности)
  • Долги
  • Выписки по кредитной карте
  • Студенческие ссуды
  • Банковские ссуды
  • Благотворительные взносы
  • Арендная плата
  • Ипотека
  • Счета
  • Пенсионные счета
  • Инвестиции
  • Пенсии

Любые другие финансовые записи также будут помещены в этот раздел вашей домашней файловой системы.

Хозяйственные документы

  • Страхование арендаторов
  • Страхование домовладельцев
  • Страхование автомобилей
  • Право собственности на автомобиль, кредитные документы и записи о техническом обслуживании
  • Гарантии и квитанции (храните объемные руководства в другом месте
  • Мебель
  • Приборы
  • Телевизоры
  • Мобильные телефоны
  • Ювелирные изделия

Вы, конечно, можете поместить информацию о транспортном средстве в отдельную категорию.У меня домашняя файловая система настроена таким образом, потому что нижний ящик моего картотеки зарезервирован для всех наших личных документов.

Верхний ящик нашего картотеки используется для хранения финансовых отчетов, информации о доме и автомобиле, а также гарантийных обязательств.

Как видите, в моей файловой системе есть разные вкладки в папках с файлами. Я купил их много лет назад, прежде чем я понял, что прямолинейная подача бумаги — лучший вариант. Мне удалось заставить его работать, сгруппировав левую, правую и центральную вкладки в «категории». Они не совпадают идеально, но их достаточно.

Vital Records

  • Свидетельства о рождении
  • Паспорта
  • Свидетельства о браке
  • Свидетельства о смерти
  • Иммиграционные документы
  • Водительское удостоверение / Карты социального страхования

Личная информация

  • Медицинское страхование
  • Прививки
  • Медицинские / стоматологические записи
  • Информация о школе
  • Произведения искусства (у меня есть только файл иллюстраций для моих малышей; рисунки моих старших детей хранятся в специальной коробке, так как их так много)
  • Информация о наследстве / документы о наследстве (для умерших членов семьи)
  • Информация о домашнем животном (ветеринарные справки, прививки и квитанции)
  • Разное

Учетные записи

  • Стенограммы
  • Градусы
  • Дипломы
  • Сертификаты

Мой нижний шкаф для документов немного заполнен, а папки с файлами изогнуты, но он все еще работает для нас.

Шаг № 6 — Добавьте ярлыки на основе ваших личных категорий

Не пропускайте этот шаг только потому, что у вас нет производителя этикеток. Помеченные категории — самая важная часть домашней файловой системы!

Если вы не можете легко определить, какая папка используется для каких целей, вы, скорее всего, вообще откажетесь от файловой системы.

И это вам совсем не поможет! Так что создавайте ярлыки для своих личных категорий любым удобным для вас способом.

Вы можете распечатать свои собственные этикетки с компьютера или написать их от руки темным маркером, например маркером.

Новые ярлыки, которые я добавляю в свою систему регистрации для домашних животных.
На прошлой неделе у нашей двери появился кот, поэтому мне нужно добавить для него еще одну медицинскую карту.
До сегодняшнего дня я хранил только медицинские записи нашей собаки Дейзи. Теперь, когда у нас есть еще один питомец, мне нужно добавить второй файл для подвешивания.

В идеале каждый висячий файл будет использоваться для основных категорий, а папки с файлами манильского типа будут использоваться для подкатегорий.

В приведенном выше примере я создал два новых файла для подвешивания для нашей кошки и собаки, Daisy и Rotto. И в их висячих файлах у меня есть папки с файлами для разделения подкатегорий, таких как медицинские записи.

У каждого в моей семье есть свой файл для подвешивания, и у каждого из нас есть отдельные подкатегории, которые хранятся внутри наших файлов для подвешивания. У нас есть папки для свидетельств о рождении, медицинской страховки и т. Д. Но у моих детей есть дополнительные папки для иллюстраций и прививок.

Такая настройка картотеки позволяет очень легко добавлять и удалять категории по мере необходимости. (Например, на прошлых выходных у нашей двери появился кот, поэтому я использовал эту сессию по организации картотеки как возможность создать новую подвесную папку специально для него!)

Шаг № 7 — Сохраните все в соответствующей категории

Теперь все, что осталось сделать, это начать подавать всю свою бумагу!

Честно говоря, эта часть может занять некоторое время.Но оно того стоит!

Самый простой способ сделать это — быстро отсортировать небольшую стопку бумаги и добавить каждый лист в общую категорию. Как только все статьи попадут в соответствующую категорию, вы можете просмотреть их и разделить на дополнительные подкатегории.

На изображении ниже я храню личные документы своей семьи.

Работая на 15-минутных сессиях, я разбирал небольшие стопки бумаг, которые нужно было заполнить.

Каждый листок бумаги оказался у кого-то в стопке.Будь то медицинские записи, произведения искусства или квитанции. Это оставило мне пару общих стопок для каждого члена семьи (которые разделены листками для заметок).

Когда я закончил сортировку исходной стопки бумаги, я начал разбивать на подкатегории стопку одного члена семьи за раз.

Например, в моем стеке было несколько старых квитанций о выплате зарплаты и несколько страховых заявлений. Квитанции о доходах были зарегистрированы в моем файле о доходах в разделе «Кисточки для оплаты труда Николь», а страховые ведомости — в моем личном файле в разделе «Страхование».

Подача документов — это легкий ветерок, когда все похожие документы объединены вместе! Если бы я попытался подать исходную пачку бумаг по одной, мне потребовалось бы намного больше времени, чтобы искать папку «Доход» каждый раз, когда я наталкивался на одну из своих квитанций о заработной плате.

Займите столько времени, сколько нужно, чтобы все запилить. Вы хотите, чтобы каждый листок бумаги был помещен в соответствующую категорию.

Шаг № 8 — При необходимости используйте другие системы подачи документов

Помните, вам не обязательно придерживаться стандартного шкафа для хранения документов.Если шкафы для хранения документов вам не нравятся, есть много других способов организовать вашу бумагу.

Вы можете использовать некоторые из систем, о которых я упоминал в начале этого поста, например, файловые контейнеры или банкирские ящики. Или вы можете использовать переплеты! Некоторым людям нравится использовать папки для хранения всех из своих домашних документов.

Например, я использую папки для определенных документов, к которым я часто обращаюсь, например, моей медицинской документации. Я не храню в папке все медицинские записи моей семьи, только свою, потому что мне нужно часто приносить их с собой к врачу.Их можно легко схватить, когда я выбегаю за дверь.

Я также использую скоросшиватель для страниц с планированием еды, документов в блогах, объемных руководств по бытовой технике и некоторой информации о программе Positive Parenting, в которой я участвую. Я использую две подставки для книг, чтобы хранить их на нашей барной стойке рядом с микроволновой печью.

В качестве альтернативы вы можете хранить свои жизненно важные документы в сейфе или пожаробезопасном ящике.

Если честно, это то, что я хотел сделать.Это в моем списке дел. 😉

Твоя очередь

Итак, вы готовы настроить домашнюю файловую систему? Не позволяйте мысли захлестнуть вас! Если вы будете следовать простым шагам, перечисленным выше, вы сможете избавиться от этого в кратчайшие сроки!

Вы даже можете разбить процесс на отдельные этапы. Выделите себе достаточно большое рабочее пространство, и вы сможете работать по шагам в любое удобное для вас время!

Помните — этот процесс будет работать для любого типа файловой системы.

Независимо от того, используете ли вы традиционный шкаф для документов, пару ящиков для файлов или несколько папок, просто убедитесь, что вы выполняете шаги в правильном порядке:

  1. Учитывайте свои личные потребности…
  2. … И место для хранения
  3. Купите нужные расходные материалы
  4. Соберите всю бумагу
  5. Обратите внимание на общие категории и подкатегории
  6. Добавьте ярлыки
  7. Сохраните все в соответствующей категории
  8. При необходимости используйте другие файловые системы и не бойтесь менять их, если что-то не работает.

Настройка домашней файловой системы снимает с ваших плеч огромный груз.Это так освобождает возможность найти то, что вам нужно, в любой момент!

Когда вы будете готовы упорядочить свое домашнее хозяйство и упорядочить документы, возьмите бесплатную мини-версию Папки для дома организованной мамы . 👇 Когда у вас есть вся важная информация в одном месте, вы сэкономите время и пространство для мозга, чтобы у вас было больше свободного времени, чтобы тратить на то, что вы любите!

Последние сообщения

Полное руководство: как организовать почту

Как организовать ежедневную работу с документами

Простое решение для всех входящих документов

Не знаете, как стать организованным? Сделай это!

Как раз и навсегда организовать свой почтовый ящик

20 самых вдохновляющих командных центров

Как создать домашнюю файловую систему для ведения документации

Каждый год становится все труднее собирать необходимую информацию для заполнения и подачи налоговой декларации, не так ли? Эту проблему можно решить, внедрив эффективную домашнюю файловую систему.

Но заполнение ваших годовых налогов — не единственная причина иметь хорошую систему регистрации. Крайне важно сохранять квитанции, чтобы показать, сколько вы заплатили за недвижимость и инвестиции, а также чтобы подтвердить, когда были совершены покупки. Практически невозможно получить ссуду, не раскрывая данные о своих доходах и расходах.

Отслеживание документов — необходимость, и это может создать проблемы для неподготовленных и неорганизованных людей. Однако создать разумную домашнюю файловую систему может быть довольно просто.

Настройка системы регистрации

Если вы еще не перешли на безбумажную систему хранения документов, вы все равно можете легко управлять системой, чтобы отслеживать все свои записи.

1. Приобретите необходимые материалы

Посетите свой любимый магазин канцелярских товаров и сделайте следующие покупки:

  • Карманный файл формата Letter, увеличивающийся до трех с половиной дюймов (примерно 3 доллара США)
  • Несколько папок с файлами (менее 1 доллара каждая)
  • Этикетки для папок с файлами (примерно 3 доллара за упаковку из 250 этикеток)

2.Создать ярлыки

Отметьте расширяющуюся папку на год. Затем создайте метку для каждой папки с файлами следующим образом:

  • Личные расходы, такие как одежда, книги, продукты и развлечения
  • Медицинский / стоматологический
  • Коммунальные платежи
  • Крупные покупки и благоустройство дома
  • Выписки с банковского счета
  • Инвестиции
  • Выписки и квитанции по кредитным картам
  • Корешки корешки
  • Налоговая отчетность

3.Организуйте свои документы и файлы

После того, как вы пометили свои папки, приступайте к организации вашей файловой системы. По мере прохождения года вы можете добавлять больше папок для хранения квитанций по новым категориям, которые вам нужно отслеживать, например, расходы на образование, домашние животные или путешествия.

Поместите папки с файлами в расширяющуюся папку и надежно храните файловую систему в ящике или картотеке. Каждый раз, когда вы совершаете покупку или оплачиваете счет, возьмите за привычку сразу же класть квитанцию ​​в соответствующую папку.

Чтобы отслеживать платежи по счетам, создайте папку «Счета к оплате». Храните эту папку на видном месте, чтобы вам постоянно напоминали, что нужно регулярно просматривать ее, чтобы оплачивать неоплаченные счета. После оплаты каждого счета поместите запись в соответствующую папку в вашей файловой системе.

Вам также следует создать папку с надписью «Требует внимания». Например, если вам нужно сделать запрос относительно подозрительного списания с вашей кредитной карты, или если вам нужно связаться с поставщиком, который не предоставил вам кредит за оплату вашего последнего счета, вы должны сохранить запись или напоминание в эту папку.

Метод ежедневной подачи

Реализуя эту систему, вы можете сократить время, которое вы тратите на поиск среди разбросанных документов, за счет того, что ваши файлы организованы в файлы с соответствующими названиями. Создайте распорядок дня для постоянного и надлежащего обслуживания файлов:

  1. Соберите почту и просмотрите ее за письменным или кухонным столом.
  2. Откройте все почтовые отправления и отложите нежелательную почту и конверты для вторичной переработки.
  3. Поместите счета в папку «Bills to Pay».
  4. Поместите квитанции в соответствующие папки. Например, краткие сведения о медицинских услугах следует поместить в вашу папку «Медицинские / стоматологические».
  5. Все, что требует немедленного внимания, должно быть помещено в папку «Требует внимания», чтобы вы могли быстро о нем позаботиться.

Что хранить и как долго

В большинстве случаев вам следует хранить записи не менее трех лет, поскольку IRS обычно просматривает вашу историю за три года во время налоговой проверки. Однако IRS может выбрать поиск в вашей истории еще за три года, поэтому по этой причине рекомендуется сохранять записи в течение шести лет.

Вот некоторые записи, которые вы должны хранить в течение шести лет:

  • Квитанции о любых удержаниях, которые вы указали в своей налоговой декларации
  • Брокерские ведомости по операциям, указанным в вашей налоговой декларации
  • Записи, относящиеся к продаже дома или другой собственности, указанные в вашей налоговой декларации
  • Записи о доходах и расходах вашего малого бизнеса в налоговой декларации

Каждый лист бумаги, подтверждающий информацию, указанную в вашей налоговой декларации, должен храниться в течение шести лет после даты подачи вами.

Однако есть некоторые записи, которые вы захотите сохранить вечно:

  • Налоговые декларации
  • Контракты
  • Акты о собственности и заключительные отчеты
  • Записи о ваших взносах в ваши пенсионные планы
  • Полисы страхования жизни
  • Документы по имущественному планированию, такие как доверенность или трастовый договор

Документы для утилизации

После того, как вы заполнили налоговую декларацию за год, есть некоторые документы, от которых можно отказаться.Если это не относится к вашей налоговой декларации, вы сможете избавиться от следующих предметов:

  • Банковские депозитные квитанции и квитанции банкоматов
  • Корешки для зарплаты
  • Квитанции об оплате коммунального кабеля

Последнее слово

Сейчас нет времени, как настоящее, чтобы начать систематизировать свои документы. Чем раньше вы создадите организованную систему хранения документов, тем скорее вы сможете пожинать плоды убранства захламленного дома или офиса. Вам также может быть намного проще получить доступ к любым документам или записям в любое время, когда они вам понадобятся.

Используете ли вы домашнюю файловую систему? Какие стратегии вам понравились?

Идеи системы хранения документов для дома — The Organized Mama

Все эти бумаги могут полностью занять ваш стол, прилавки и столы. А если серьезно, как мы на самом деле получаем столько бумаги? Чтобы избавиться от беспорядка, связанного с бумагой, вы можете использовать некоторые системы, которые помогут удерживать стопки бумаги. Независимо от того, как вы хотите хранить свои документы, я разбиваю свои советы по их систематизации.Кроме того, у меня есть несколько категорий домашней файловой системы, которые вы можете использовать, чтобы упорядочить свои документы.

Файловая система в картотеке

Самым распространенным вариантом создания домашних картотек является использование шкафов для документов. Существуют шкафы для хранения документов разных размеров. Найдите тот, который подойдет для ваших бумаг. Но убедитесь, что шкаф для документов не слишком велик, иначе вы в конечном итоге соберете ненужные бумаги. Не уверены в размере? Начните с небольшого картотеки.При необходимости вы всегда можете добавить еще один. Но если вы начнете с небольшого картотечного шкафа, вы, скорее всего, сохраните только те бумаги, которые вам действительно нужны!

Теперь с каждым шкафом для хранения документов вам необходимо убедиться, что у вас есть визуальный компонент. Это означает, что вам нужен способ узнать, что находится внутри картотеки. Мне нравится использовать указатель, в котором я записываю все файлы, находящиеся в ящике, и помещаю его снаружи или непосредственно внутри картотеки.

Еще одна вещь, которую следует учитывать при настройке картотеки, — это создать процесс расхламления ненужных документов перед тем, как положить их в картотечный шкаф.У многих есть лоток для бумаг. Мне нравится это как способ сортировки документов перед подачей. Используйте этот лоток в качестве сортировочной стопки. Решите, что нужно подшлифовать, а что можно измельчить. Держите измельчитель рядом с вашим шкафом для хранения документов, чтобы его было легко расчистить.

Категории системы домашнего архива

Теперь мне также нравится быть систематичным при создании категорий для вашей домашней файловой системы. Я начинаю с рассмотрения всего, что нам обычно необходимо сохранить. Затем я создаю папки для каждой категории.Ниже я включил общие категории и подкатегории для домашней файловой системы. Я начинаю с группировки предметов по категориям. Затем я делю все на подкатегории по каждой категории. Вы также можете получить дикий и цветовой код для каждой категории. Или просто придерживайтесь одного цвета, чтобы было проще. Когда вы помещаете категории в свой картотечный шкаф, вы можете расположить их в алфавитном порядке или по тому, как часто они вам нужны. Один клиент хранил все медицинские и денежные файлы в своем картотеке. А домашние и автомобильные файлы на заднем плане — в зависимости от того, как часто ей нужно было подавать и находить файлы.

Категории и подкатегории системы домашнего архива

  • Медицинский
    • Отдельно от члена семьи
  • Дом
    • Документы на недвижимость
    • Квитанции на крупную бытовую технику
    • Документы для крупных проектов по благоустройству дома
    • Документы на крупную покупку жилья
    • Страхование домовладельцев
    • Страхование арендаторов
    • Любой другой документ, относящийся к дому
  • Автомобиль
    • Страхование
    • Документы на ремонт / обслуживание
    • Название
  • Финансы
    • Кредитные карты
    • Банк
    • Кредиты
    • Инвестиции
    • Налоги
  • Важные документы
    • Свидетельство о браке
    • Свидетельство о рождении
    • Паспорта
    • Карты социального страхования
    • Документы об усыновлении
    • Свидетельства о смерти
    • Указы о разводе
    • Военное дело
    • Доверенность
    • Воля и доверие
  • Гарантии
    • Крупная бытовая техника
    • Детские товары
    • Крупные закупки

Хранение документов на рабочем столе

Мне нравится организованный шкаф для хранения документов, но я знаю, что не все могут за ним угнаться.Итак, у меня есть несколько идей, как организовать ваши документы, держа органайзеры на вашем столе.

Первый способ сделать это — использовать держатели для магазинов. Каждый обладатель может быть категорией. И все документы переходят к этому держателю. Обозначьте держатель журнала, чтобы вы могли найти категорию, которую ищете. Мне нравится эта система, потому что ее легко зарегистрировать и легко найти. Единственное, что держатели журналов могут заполниться, так что вам придется часто убирать мусор.

Другой способ создать домашнюю файловую систему — использовать ящик для папок.Это ящик, в котором хранятся ваши файлы, похожий на картотечный шкаф. Но вы держите его на столе или на полке. Мне это нравится, потому что это позволяет вам сохранять документы, не беспокоясь о том, что вы забудете, где вы положите их в большой шкаф для документов. Сложность с ящиком для документов заключается в том, что они обычно поставляются с крышкой. И на этой крышке бумаги можно легко складывать друг на друга. Итак, мое решение? Снимите крышку, чтобы можно было легко складывать бумаги в нужные папки. Просто убедитесь, что у вас есть план расхламления бумаг, прежде чем начинать работу с ящиком для хранения документов.

Как не отставать от домашней файловой системы

Независимо от того, какую домашнюю файловую систему вы используете, вам необходимо убедиться, что у вас есть система для очистки документов как перед подачей, так и после нее. Один из способов, которым мне нравится это делать, — это устанавливать время раз в год, чтобы просматривать все мои файлы, чтобы уничтожить все, что мне больше не нужно. Я также стараюсь перевести как можно больше бумаги в цифровой формат, чтобы я мог хранить файлы на своем компьютере, что упрощает поиск. И я бы посоветовал получить свой бесплатный контрольный список Declutter Paper Like A Pro.Этот контрольный список помог тысячам людей избавиться от беспорядка на бумаге! Скачайте сейчас!

Хотите больше советов по устранению беспорядка в бумаге? Ознакомьтесь с этими ресурсами:

Что делать со старыми бумагами

Профессиональная систематизация бумаги

Как убрать беспорядок с бумагой

Теперь ваша очередь создать домашнюю файловую систему, которая будет работать на вас. Будь то шкаф для документов, держатели журналов или ящик для документов, выберите тот, который работает. Затем создайте категории для создания файлов.Только необходимые вам документы. Составьте план по освобождению бумаг от беспорядка. Получите как можно больше в цифровой форме. Затем создайте папки на своем компьютере, чтобы упорядочить эти документы. И убедитесь, что вы не усложняете себе задачу. Ни у кого нет времени на сложные системы бумажной систематизации!

Лучшая система подачи документов на дом для вас

Лучшая система хранения документов для дома для работы с домашними документами. Как настроить удобную систему организации бумажных документов для дома.

Лучшая система подачи документов на дом

Я систематизировал документы для себя и своей семьи на протяжении десятилетий.

И то, что у меня сработало, — это использование комбинации папок и простой в использовании файловой системы.

Ключ к систематической работе с документами — это иметь систему .

В хорошей домашней файловой системе должно быть следующее:

  • Визуальный компонент — Цветовое кодирование файлов по категориям или назначению помогает быстрее находить папки.
  • Процесс очистки документов — Нам нужна система очистки наших файловых систем, чтобы мы не держались за документы вечно.
  • Простота использования — Чем проще в использовании, тем выше вероятность, что вы действительно внедрите систему. Вы хотите иметь возможность быстро хранить файлы вместо того, чтобы создавать огромную кучу «в файл» на своем столе.

Связано: Инструмент, который я использую для организации своего картотеки

Подходит ли вам оформление документов?

Система хранения, которую я использую, может разумно организовать каждую бумагу в нашем доме.

Но я предпочитаю использовать папки для упорядочивания некоторых документов.

Почему?

Потому что я обнаружил, что есть некоторые бумаги, которые мне нужно часто приносить с собой из дома.

Папка с бумагами, необходимыми мне для определенных целей, например, медицинскими записями, и документами, необходимыми после переезда, имела большой смысл.

Приятно было схватить скоросшиватель и отправиться в путь!

Но для других домашних документов, , для нас лучше всего подходит бытовая файловая система .

Связано: Идеи для систематизации бумаги со скоросшивателями

Моя домашняя система хранения документов

После многих лет проб и ошибок я наконец решил начать использовать систему Freedom Filer для организации бумажной работы дома.

Для нас он щелкнул по всем полям — он имеет цветовую кодировку, прост в использовании и имеет встроенную систему продувки.

Фактически, когда я использую эту файловую систему, я могу очистить папки, даже не просматривая документы внутри.

Как человек, у которого раньше был картотечный шкаф со старыми счетами за кабельное телевидение, страховыми полисами и расшифровками стенограмм, для меня такое облегчение, наконец, почувствовать, что я могу контролировать всю работу с документами.

Freedom Filer

Посмотрите это видео, чтобы увидеть Freedom Filer в действии:

Домашняя файловая система Freedom Filer упрощает настройку системы организации бумажных файлов:

  • Этикетки предварительно напечатаны и имеют цветовую кодировку. Вам не нужно придумывать названия ярлыков — все сделано за вас!
  • Следуйте их процессам, и это работает! Каждый набор Freedom Filer поставляется с буклетом, в котором четко изложен процесс настройки и обслуживания файлов.
  • Временные файлы и постоянные файлы разделены. Это значительно упрощает очистку ваших файлов. Вам действительно не нужно даже смотреть на свои временные файлы, когда их выбрасываете, и вы можете быть спокойны, потому что нет важных документов, связанных с вашими счетами за электричество за прошлый год.
  • Настраиваемый. Вы можете настроить систему для любого объема документов, и они даже включают пустые ярлыки на случай, если вам нужно сделать индивидуальные ярлыки для ваших файлов.

Стоит ли Freedom Filer своих денег?

Когда я решал, покупать или не покупать систему Freedom Filer, я фактически попытался сделать это своими руками и воссоздать систему сам.

Но я обнаружил, что для меня дешевле просто купить наклейки ( The Home 1/5 Tab Filing System ) от Freedom Filer и использовать мои старые висячие папки для настройки моей системы.

Кроме того, это сэкономило мне время и умственную энергию на попытки придумывать различные ярлыки, категории и т.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.